Η έγκριση ενός προγράμματος χρηματοδότησης είναι καλή είδηση. Το δύσκολο όμως ξεκινά μετά: το ψηφιακό σκέλος πρέπει να υλοποιηθεί όπως εγκρίθηκε, μέσα στο χρονοδιάγραμμα, και να τεκμηριωθεί ώστε να περάσει τον έλεγχο. Πολλά προβλήματα που εμφανίζονται στο τέλος, και κοστίζουν σε περικοπές ή καθυστερήσεις πληρωμών, ξεκινούν από αποφάσεις της αρχής.
Το τεχνικό σκέλος γράφεται πριν από την υποβολή
Η περιγραφή του ψηφιακού έργου στην πρόταση χρηματοδότησης γίνεται η «σύμβαση» με την οποία θα ελεγχθείτε. Αν είναι γενική ή υπερβολική, θα δυσκολευτείτε να αποδείξετε ότι την υλοποιήσατε. Αν είναι υπερβολικά λεπτομερής, κάθε αλλαγή στην πορεία γίνεται πρόβλημα. Η σωστή περιγραφή είναι ρεαλιστική, μετρήσιμη και ελέγξιμη, και καλό είναι να τη γράφει ο σύμβουλος μαζί με αυτόν που θα την υλοποιήσει.
Πέντε σημεία που κρίνουν την επιτυχία
- Παραδοτέα που αποδεικνύονται. Για κάθε παραδοτέο, σκεφτείτε από την αρχή πώς θα δείξετε ότι υπάρχει και λειτουργεί: πρόσβαση, screenshots, τεκμηρίωση, αναφορές.
- Χρονοδιάγραμμα με περιθώριο. Οι προθεσμίες των προγραμμάτων είναι αυστηρές. Αφήστε χρόνο για δοκιμές, διορθώσεις και την προετοιμασία του φακέλου πληρωμής.
- Ρευστότητα. Σε πολλά προγράμματα ο δικαιούχος πληρώνει πρώτα και αποζημιώνεται μετά τον έλεγχο. Υπολογίστε πώς θα καλύψετε το διάστημα αυτό.
- Σταθερό εύρος. Οι αλλαγές στο αντικείμενο κατά την υλοποίηση μπορεί να χρειάζονται έγκριση. Συμφωνήστε με τον υλοποιητή τι είναι μέσα στο έργο και τι όχι, γραπτά.
- Λειτουργία μετά τη λήξη. Τα περισσότερα προγράμματα απαιτούν το έργο να συνεχίσει να λειτουργεί για ένα διάστημα μετά την ολοκλήρωση. Η φιλοξενία και η συντήρηση πρέπει να έχουν προβλεφθεί.
Για δημόσιους φορείς
Στους φορείς του Δημοσίου ισχύουν επιπλέον οι κανόνες των δημοσίων συμβάσεων. Για μικρότερα ψηφιακά έργα, η υλοποίηση γίνεται συχνά μέσω σύμβασης χαμηλής αξίας κατά τον Ν. 4412/2016. Και εδώ, μια σαφής και ρεαλιστική τεχνική περιγραφή από την αρχή απλοποιεί και τη διαδικασία και την παραλαβή.
Ευρωπαϊκά προγράμματα με εταίρους από πολλές χώρες
Σε προγράμματα όπως το Erasmus+, το ψηφιακό σκέλος (μια πλατφόρμα εκπαίδευσης, ένα εργαλείο, μια ιστοσελίδα) εξυπηρετεί εταίρους από διαφορετικές χώρες, με διαφορετικές ανάγκες και γλώσσες. Εκεί μετράει ακόμα περισσότερο η σαφής τεκμηρίωση, η πολυγλωσσική υποστήριξη και η αξιόπιστη λειτουργία, γιατί η πλατφόρμα είναι μέρος των παραδοτέων όλης της κοινοπραξίας.
Τι να ζητήσετε από τον υλοποιητή
- γραπτή τεχνική περιγραφή που αντιστοιχεί στα εγκεκριμένα παραδοτέα,
- χρονοδιάγραμμα με ενδιάμεσα ορόσημα,
- τεκμηρίωση και αποδεικτικά για κάθε παραδοτέο,
- πρόβλεψη για φιλοξενία και συντήρηση μετά τη λήξη.
Έχουμε υλοποιήσει ψηφιακά έργα για χρηματοδοτούμενα προγράμματα, ανάμεσά τους πλατφόρμες για ευρωπαϊκά έργα με εταίρους από πολλές χώρες. Δείτε πώς δουλεύουμε στα χρηματοδοτούμενα έργα.