Τα περισσότερα eshop ξεκινούν με χειροκίνητη δουλειά: η παραγγελία έρχεται στο email, κάποιος την περνά στο πρόγραμμα τιμολόγησης, φτιάχνει το voucher στην πλατφόρμα του courier, ενημερώνει το απόθεμα. Όσο οι παραγγελίες είναι λίγες, λειτουργεί. Όταν αυξηθούν, αρχίζουν τα λάθη, οι καθυστερήσεις και οι υπερωρίες. Η λύση είναι οι διασυνδέσεις.
Τι σημαίνει «διασύνδεση» στην πράξη
Τα συστήματα της επιχείρησης ανταλλάσσουν δεδομένα αυτόματα, χωρίς κάποιος να τα αντιγράφει. Οι πιο συνηθισμένες διασυνδέσεις ενός eshop είναι:
- ERP ή πρόγραμμα τιμολόγησης: οι παραγγελίες περνούν αυτόματα, εκδίδεται το παραστατικό, και προϊόντα, τιμές και αποθέματα ενημερώνονται από το ERP προς το κατάστημα.
- Couriers: το voucher δημιουργείται από την ίδια την παραγγελία, ο αριθμός αποστολής πηγαίνει αυτόματα στον πελάτη και η κατάσταση της παραγγελίας ενημερώνεται όταν παραδοθεί το δέμα.
- myDATA: τα παραστατικά διαβιβάζονται στην ΑΑΔΕ. Συνήθως αυτό γίνεται μέσα από το ERP ή τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης που ήδη χρησιμοποιείτε, και το eshop πρέπει απλώς να του δίνει σωστά και πλήρη δεδομένα.
- Πληρωμές: η τράπεζα ή ο πάροχος πληρωμών ενημερώνει την παραγγελία, ώστε να ξέρετε τι έχει εξοφληθεί χωρίς να ελέγχετε λογαριασμούς.
Από πού να ξεκινήσετε
Μην προσπαθήσετε να τα συνδέσετε όλα μαζί. Ξεκινήστε από το σημείο που κοστίζει περισσότερο χρόνο ή φέρνει τα περισσότερα λάθη. Σε πολλά καταστήματα αυτό είναι τα αποθέματα: όταν το eshop πουλάει κάτι που δεν υπάρχει, το κόστος σε ακυρώσεις και δυσαρεστημένους πελάτες είναι μεγάλο.
Ποιος είναι η «πηγή της αλήθειας»
Η πιο σημαντική απόφαση σε κάθε διασύνδεση είναι πού βρίσκεται η σωστή εκδοχή κάθε πληροφορίας. Συνήθως:
- τα προϊόντα, οι τιμές και τα αποθέματα ορίζονται στο ERP και περνούν στο eshop,
- οι παραγγελίες και οι πελάτες δημιουργούνται στο eshop και περνούν στο ERP,
- τα παραστατικά εκδίδονται από το ERP ή τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Όταν δεν είναι ξεκάθαρο ποιο σύστημα «υπερισχύει», τα δεδομένα αρχίζουν να διαφέρουν και τα λάθη επιστρέφουν.
Τα λάθη που βλέπουμε συχνά
- Διασύνδεση χωρίς παρακολούθηση: όταν κάτι αποτύχει, κανείς δεν το μαθαίνει μέχρι να παραπονεθεί ο πελάτης. Κάθε διασύνδεση χρειάζεται καταγραφή και ειδοποίηση για τα σφάλματα.
- Λύσεις «κολλημένες» σε μία έκδοση: μια ενημέρωση του ERP ή του WooCommerce σταματά τη διασύνδεση και κανείς δεν ξέρει πώς να τη διορθώσει.
- Χωρίς τη συμμετοχή του λογιστηρίου: οι διασυνδέσεις που αγγίζουν παραστατικά και myDATA πρέπει να σχεδιάζονται μαζί με τον λογιστή σας.
Πριν ξεκινήσετε
Καταγράψτε ποιο ERP ή πρόγραμμα τιμολόγησης χρησιμοποιείτε, με ποιους couriers δουλεύετε, ποιος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης διαβιβάζει τα παραστατικά σας, και πόσες παραγγελίες έχετε τον μήνα. Με αυτά, μια πρώτη εκτίμηση είναι εύκολη. Δείτε τι κάνουμε στα eshop, ή στις διασυνδέσεις συστημάτων.